Как сделать почтовую рассылку клиентам из таблицы Excel

Расскажу, как просто и бесплатно разослать большое количество писем списку получателей из excel-таблицы. Понадобится Excel, Word и Outlook из пакета Microsoft Office.

Бывает нужно разослать большое количество писем списку контактов из таблицы в Excel.

Это может быть список потенциальных клиентов с мероприятия, выгрузка контактов из программы (1С, Битрикс24, amoCRM), просто список родственников, которые с нетерпением ждут от вас поздравления с праздником или уникального предложения.

Расскажу, как сделать это просто, быстро и бесплатно. Для решения задачи понадобится Excel, Word и Outlook из пакета Microsoft Office.

Итак, например, есть Excel таблица с данными клиентов (ФИО, компания, E-mail) и мы хотим отправить им персонализированное сообщение о предстоящих скидках.

Таблица Excel
Таблица Excel со списком клиентов

Колонка “Пол” потребуется для определения окончания “уважаемый” или “уважаемая”, ее я вычислил по формуле, если “Отчество” заканчивается на “ч” значит это мужчина, если нет — женщина:

=ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(C2;1) = "ч"; "М";"Ж")

В новом документе Word наберём шаблон текста сообщения, которое будем отправлять. Вместо обращения, имени и названия компании оставим пока пустые места.

Запустим Мастер Слияния: вкладка Рассылки (Mailings), Начать слияние (Start Mail Merge), далее Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard).

Пошаговый мастер слияния
Запуск пошагового мастера слияния

Откроется мастер, состоящий из 6 этапов.

На перовом этапе выберем пункт Электронное сообщение (E-mail), так как хотим отправить наши сообщения по электронной почте.

Выбор типа документа
Выбор типа документа

На втором этапе нужно указать, какой документ будет использоваться в качестве шаблона, выберем Текущий документ (Current document).

Выбор документа
Выбор документа

Третий этап — выбор получателей. Так как список наших клиентов хранится в файле Excel, выбираем пункт Использование списка, жмем Обзор (Browse) и указываем наш файл.

Выбор получателей
Выбор получателей

Откроется окно Получатели слияния, в нем можно выбрать или отменить клиентов для которых делаем рассылку.

Получатели слияния
Выбор получателей рассылки

Четвертый этап — создание сообщения. Тут можно вставить данные из нашего файла Excel в шаблон сообщения, который мы подготовили.

Создание сообщения
Создание сообщения

Вставим Фамилию, Имя, Отчество и название компании в наш шаблон, для этого: установим курсор в текст сообщения куда хотим вставить значение поля Excel, нажмем Другие элементы, в открывшемся окне выберем поле, которое хотим вставить, и так для всех полей.

Вставка поля слияния
Вставка поля

Чтобы правильно указать обращение “уважаемый” для мужчин, и “уважаемая” для женщин создадим правило. Жмём кнопку Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings) и выберем пункт IF…THEN…ELSE.

Создание правила
Создание правила

В открывшемся окне укажем правило: если поле “Пол” равно “М” — вставить текст “уважаемый”, в противном случае — вставить текст “уважаемая”.

Настройка правила
Настройка правила

В итоге, после вставки полей должен получиться шаблон похожий на мой (вставленные поля выделил красным цветом).

Готовый шаблон слияния
Готовый шаблон слияния

На пятом этапе можно предварительно просмотреть результаты слияния. Для перехода между письмами служат кнопки со стрелками.

Просмотр сообщений
Предварительный просмотр сообщений

На завершающем 6 этапе нужно выбрать единственный пункт Электронная почта.

Завершение слияния
Завершение слияния

Затем в открывшемся окне указать тему отправляемых писем и выбрать в поле Кому столбец нашей таблицы Excel, в котором содержаться адреса получателей

Запуск рассылки
Запуск рассылки

После нажатия на кнопку ОК, Word автоматически подключится к вашему почтовому клиенту Outlook, поместит все сообщения в папку «Исходящие», после чего письма отправятся получателям.

Если вы хотите проверить письма перед отправкой, есть небольшая хитрость, нужно предварительно перевести Outlook в автономный режим Файл — Автономный режим. Письма останутся в исходящих, пока вы не выйдете из автономного режима и при необходимости вы сможете проверить или внести в них изменения.